Review Buku : Manajemen Proyek dan Implementasi

Bab 2

SIKLUS HIDUP PROYEK

Pendahuluan

Proyek selalu berubah mengikuti tahap-tahap tertentu , seperti halnya sebuah produk . Tahap tahap tersebut itu meliputi Riset dan Pengembangan, Pembuatan Desain, Pengenalan ke pasar, Pertumbuhan, Matang, Penurunan sampai produk tersebut sudah tidak bisa digunakan lagi
Setiap proyek yang dilakukan biasanya akan melewati tahap-tahap yang mempunyai pola tertentu, yang dinamakan dengan siklus hidup proyek. Tahap ini dianalogikan dengan siklus perkembangan produk. Secara garis besar tahap-tahap proyek dibagi menjadi:

a. Tahap Konsepsi

b. Tahap Perencanaan

c. Tahap Esekusi

d. Tahap Operasi

Pada tahap yang pertama yaitu tahap Konsepsi meliputi inisiasi dan analisis kelayakan. Kemudian pada tahap Perencanaan meliputi jadwal, anggaran, sumber daya, risiko, dan staffing. Untuk tahap Esekusi meliputi laporan status, perubahan, kualitas dan forecasts. Dan pada tahap Operasi meliputi training kostumer, transfer dokumen, penugasan kembali staff, dan lesson learned.

KONSEPSI

Tahap konsepsi dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Inisiasi Proyek

Proyek dimulai dengan di temukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan oleh user. Inisiasi adalah saat dimana ide dari pembuatan proyek lahir. Namun ide tersebut harus di klarifikasikan terhadap masalah yang kemudian dipertimbangkan solusinya, agar proyek tersebut dapat dilaksanakan.

2. Kelayakan Proyek

proses menginvestigasi masalah-masalah yang akan timbul dan mengembangkan solusinya secara lebih detail, agar lebih menguntungkan dan bermanfaat.

Investigasi awal hanya merupakan studi kelayakan pendahuluan.

Permintaan Proposal

Di dalam permintaan proposal ini akan dilampirkan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos, dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan. Kontraktorlah yang mengirim proposal tersebut yang nantinya user akan memilih salah satu sebagai pelaksana utamanya.

Proposal Proyek

Kontraktor perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan.Proposal memiliki beberapa pokok isi seperti Surat pengantar , Ringkasan Eksekutif , Bagian teknis , manfaat / keuntungan yang akan diperoleh , Jadwal , bagian keuangan , bagian legal , dan kualifikasi manajemen .

Pemilihan Proposal

Pemilihan proposal disini sangatlah penting , kontraktor biasanya memilih proposal yang cocok dengan sistem yang diinginkan .Proposal yang masuk akan dievaluasi berdasarkan syarat yang sudah ditentukan. Pada evaluasi pertama dilakukan berdasarkan syarat-syarat administrasi. Syaratnya ini meliputi:

· Aspek Hukum

Pada aspek ini perlu diperhatikan apakah aspek hukum perusahaan peserta lelang sudah memenuhi syarat.

· Bidang Pekerjaan

Perlu dilihat apakah perusahaan mempunyai pengalaman yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan.

· Aspek Finansial

Perlu diperhatikan juga apakah perusahhaan peserta lelang cukup layak dalam segi ekonomi.

Negoisasi Kontrak

Negosiasi merupakan salah satu cara untuk melakasanakan suatu transaksi yang kompleks antara beberapa pihak. Keberhasilan dari negosiasi itu dipengaruhi dari faktor penguasaan informasi, waktu yang tersedia, kekuatan dan semangat pihak-pihak yang melakukan negosiasi.

Tahap Perencanaan

Pada tahap ini akan menjelaskan isi dari rencana proyek yang meliputi penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara detail. Isi dari rencana proyek terdiri dari:

a. Jadwal pekerjaan

b. Anggaran dan sistem pengendalian biaya

c. Work Breakdown Structure secara rinci

d. Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit

e. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain

f. Rencana pengujian hasil proyek

g. Rencana dokumentasi

h. Rencana peninjauan pekerjaan

i. Rencana pelaksanaan hasil proyek

Rencana-rencana diatas ini harus memenuhi apa yang diinginkan oleh user mulai dari segi jadwal pekerjaan, aliran kas, material yang diinginkan oleh user serta metode kerja yang bisa diterima oleh user.

Tahap Eksekusi

Pada tahap ini campur tangan user sudah mulai berkurang, namun pelaksana proyeklah yang mempunyai campur tangan yang lebih dalam penyelesaiannya.

Desain : Dalam tahap ini proses pembuatan proyek akan diterjemahkan dalam bentuk gambar, diagram atau skema. Untuk melakukan sebuah desain, pekerjaan harus dibagi kedalam sub-sub pekerjaan yang lebih kecil.
Pengadaan Sarana dan Prasarana : Dalam tahap ini dilakukan pengadaan fasilitas pendukung maupun material untuk ke tahap selanjutnya.
Produksi : Setelah semua bahan pendukung dipenuhi, maka bisa dilakukan pelaksanaan produksi.
Implementasi : Jika produk telah siap diserahkan kepada user. User akan menguji produk itu dengan bantuan kontraktor untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya dan pengoprasian produknya sesuai atau tidak (jika rumit akan dibantu oleh kontraktor).

Tahap Operasi

Saat hasil proyek sudah diserahkan kepada user maka proyek dianggap selesai. Namun keterlibatan kontraktor masih berlangsung di dalam evaluasi sistem atau produk yang dibuat serta pemeliharaannya. Hal itu dikarenakan setelah sistem produksi berjalan beberapa waktu, bisa saja sistem itu menuntut perubahan karena adanya perubahan lingkungan atau perkembangan teknologi.

Bab 3

ORGANISASI PROYEK

Pendahuluan

Saat sebuah perusahaan sudah berhasil, maka perusahaan akan cenderung berkembang. Perkembangan tersebut seperti penambahan spesialis pekerja pada bidang tertentu. Jika tugas mulai berkembang maka struktur organisasi disebuah perusahaan juga akan mengalami perubahan.

Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu: Berdasar produk ,Berdasar lokasi , Berdasar proses , Berdasar pelanggan , dan Berdasarkan fungsi.

Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Agar proyek dapat ditempatkan di dalam sebuah perusahaan, maka kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian fungsional di sebuah perusahaan. Organisasi fungsional dibagi berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada perusahaan tersebut.Fungs-fungsi itu terdiri dari fungsi pemasaran, personalia, produksi, keuangan, dan sebagainya yang dibentuk menjadi struktur organisasi fungsional yang dipimpin oleh General Manager.

Terdapat beberapa keuntungan dan kelemahan menggunakan struktur organisasi fungsional. Keuntungan dan kelebihan organisasi fungsional ini adalah:

Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan. Orang-orang yang mempunyai keahlian tertentu akan ditempatkan pada sebuah divisi yang menjadi base administrasi, namun orang-orang tersebut bisa ditugaskan kembali ke pekerjaan semula.
Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.
Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman yang mereka punya dalam menyelesaikan sebuah masalah.
Divisi fungsional bisa menjadi pokok kelangsungan teknologi bila ada seseorang yang keluar dari proyek atau sebuah organisasi.
Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir kedepan yang baik bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Organisasi Proyek Murni

Selain dari organisasi fungsional, terdapat juga organisasi proyek murni dimana organisasi ini berdiri sendiri dalam staf teknis, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk hanya dalam bentuk laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik. Organisasi ini memberikan petunjuk administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail. Struktur ini dipimpin oleh Manajemen Proyek, dan dibawahnya terdapat fabrikasi, desaim, dan procurement yang setiap bagiannya mempunyai tugas masing-masing.

Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah:

a. Manajemen Proyek mempunyai wewenang untuk mengelola proyek, walaupun harus melapor pada organisasi induk.

b. Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek.

c. Pendeknya komunikasi antara manajer proyek dengan esekutif di dalam organisasi.

d. Bila terdapat proyek yang sejenis, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama secara sekaligus.

e. Orang-orang yang terlibat dalam proyek bertanggungjawab pada satu atasan saja.

f. Mudah dilaksanakan.

g. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Keterbatasan yang ada dalam organisasi ini:

a. Terjadinya duplikasi usaha dan fasilitas saat organisasi mempunya proyek yang cukup banyak untuk dikerjakan.

b. Biaya pengeluaran yang cukup mahal karena organisasi ini berdiri sendiri dengan staf yang cukup banyak.

c. Banyaknya sumberdaya yang tidak terpakai/ berlebihan guna mendapatkan dukungan teknis dan teknologi.

d. Jika proyek sudah selesai banyak pekerja yang harus dihentikan, karena sudah tidak mempunyai kontrak kerja lagi.

e. Prosedur proyek yang tidak konsisten.

Organisasi Matriks

Organisasi ini menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh organisasi fungsional dan organisasi proyek murni yang nantinya akan disebut sebagai organisasi matriks. Organisasi matriks merupakan organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Dalam memilih bentuk organisasi yang diinginkan, seorang manajer proyek jarang bertanggungjawab dalam melakukan perancangan organisasi proyek. Oleh sebab itu disini akan diberikan kriteria yang mendasari pemilihan sebuah organisasi proyek:

1. Frekuensi adanya proyek baru : seberapa sering suatu perusahaan mendapatkan sebuah proyek dan sejauh mana perusahaan terlibat didalam proyek tersebut.

2. Berapa lama proyek tersebut berlangsung.

3. Ukuran proyek : tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.

4. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

Kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor biaya dan waktu. Karena hal tersebut merupakan risiko yang akan muncul pada sebuah perusahaan saat membuat proyek.

Bab 4

TIM PROYEK

Pendahuluan

Tim proyek merupakan gabungan personil-personil di dalam organisasi pengelola proyek. Tim proyek dibagi menjadi dua yaitu tim inti dan tim personil fungsional. Tim inti bertanggungjawab ke manajer proyek, dan menangani pekerjaan-pekerjaan perencanaan seperti menyusun jadwal dan anggaran, desain dan rekayasa, dan kegiatan pembelian material dan perlengkapan pendukung proyek yang bertempat di kantor pusat.

Manajer Proyek

Peran Manajer Proyek

Manajer Proyek mempunyai peran penting di dalam sebuah proyek seperti sebagai integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, entrepreneur, dan agen peubah. Integrator dimana Manajer mengintegrasikan beberapa pekerjaan guna mencapai tujuan tertentu. Komunikator yaitu saat Manajer sebagai tempat terkahirnya tujuan laporan-laporan, memo, perintah serta keluhan dari beberapa pihak. Pembuat Keputusan oleh Manajer akan mengambil keputusan mengenai relokasi sumberdaya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan peformansi, serta kepustusan tingkat tinggi sekalipun.

Motivator oleh Manajer harus menumbuhkan komitmen yang kuat untuk mencapai tujuan pokok proyek yang diinginkan.Entrepreneur dimana Manajer juga harus berusaha melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan.Agen Peubah pada diri Manajer harus melopori pemakaian ide yang baru dan inovatif dan berusaha keras untuk melakukan perubahan.

Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

Seorang manajer proyek bekerja pada interface antara top management dan para teknolog tau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi yang lain.

Otoritas

Otoritas merupakan kekuatan yang dipunyai seseorang untuk memeberi perintah ke orang laini untuk melakukan sesuatu. Sifat ini sangat identic oleh seorang manajer. Terdapat 2 macam otoritas yaitu otoritas legal dan otoritas karismatik. Otoritas legal dan karismatik harus dipunyai oleh seorang manajer proyek untuk mensukseskan proyek.

Memilih Manajer Proyek

Dalam memilih seorang manajer proyek, haruslah diperhatikan empat kategori dibawah ini yaitu:

1. Karakteristik Personal

· Mempunyai kemampuan beradaptasi yang tinggi

· Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

· Percaya diri

· Disiplin

· Seorang yang generalis

· Mampu membuat keputusan dalam mengatasi masalah

· Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis, waktu, biaya, dan faktor manusia

2. Keterampilan Perilaku

Seorang manajer harus mempunyai kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik dan bisa menjalin komunikasi secara formal.

3. Keterampilan Bisnis

Manajer Proyek dituntut untuk mempunyai keterampilan ini. Keterampilan yang dimaksud yaitu:

· Pemahaman mengenai masalah bisnis disuatu organisasi

· Pemahaman manajemen secara umum

· Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi proyek

· Punya kemauan kuat untuk mengajari, melatih, dan mengembangkan kemampuan bawahannya.

4. Kemampuan Teknis

Manajer Proyek harus mempunyai keahlian dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis.

Anggota Tim Proyek

Anggota tim proyek terdiri dari:

1. Contract Administrator

Terlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, mengidentifikasikan dan perubahan-perubahan terhadap lingkup proyek, dan lain-lain.

2. Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3. Project Accountant

Membantu manajer proyek mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, estimasi biaya pekerjaan serta menginvestigasi masalah finansial.

4. Customer Liason

Melakukan pembahasan teknis, membantuk dalam pengubahan kontrak, serta bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor dengan customer.

5. Production Coordinator

Bertanggungjawab untuk memonitoring setiap proses produksi yang ada, serta mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.

6. Manajer Lapangan

Manajer ini berguna untuk mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyearahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

7. Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

Peran Lain di Luar Tim Proyek

Manajer Program

Orang yang duduk pada jabatan ini akan mengawasi seluruh program proyek. Secara lebih rinci tugas dari manajer program adalah:

· Mengevaluasi kegiatan seluruh manajer proyek

· Memastikan arah semua proyek ini tidak melenceng dari tujuan yang ada

· Bekerja sama dengan pemimpin fungsional dalam mengatasi masalah

· Memastikan bahwa perubahan yang terjadi pada proyek tetap memperhatikan biaya, waktu, dan peforma dari proyek yang lain

· Mengembangkan kebijakan-kebijakan, serta teknik pengendalian manajemen proyek.

Manajemen Puncak

Manajemen puncak berfungsi untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek. Tugas-tugasnya terdiri dari:

Ø Menetapkan tanggungjawab dari manajer proyek

Ø Menentukan batas tanggungjawab pengambilan keputusan dari manajer proyek

Ø Menetapkan kebijaksanaan dalam menyelesaikan konflik

Ø Menjabarkan tujuan-tujuan guna evaluasi performa manajer proyek

Ø Mendukung sistem yang dipilih oleh manajer proyek untuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasi proyek.

Sumber : Santosa , Budi (2009) . Manajemen Proyek : Konsep dan Implementasi . Yogyakarta : Graha Ilmu .

Unknown

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor Aenean massa.Aenean commodo ligula eget dolor Aenean massa.